11 Tipps für Dein virtuelles Team Meeting

Nach den letzten Monaten haben wir im Rahmen von Online-Meetings einiges gelernt und uns an viele Dinge gewöhnt! Dennoch: Virtuelle Meetings haben nicht den besten Ruf, obwohl sie fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags geworden sind! Das Fehlen eines physischen Miteinanders und technische Probleme machen es uns nicht immer einfach und sorgen dafür, dass die vorhandenen Besprechungstools nicht optimal genutzt werden können. Aber wen wundert es auch? Diese „neue Normalität“ des Remote-First-Arbeitens kam ohne große Vorwarnung zustande und viele Teams kommunizieren zum ersten Mal virtuell!

In diesem Blogbeitrag möchten wir deshalb unsere Tipps für eine erfolgreiche Durchführung und Moderation von Online-Meetings präsentieren!

Moderationstipps und -techniken

Die Qualität von Online-Meetings ist in der Regel trotz der vielen Übung in den letzten Monaten unterdurchschnittlich. Doch das muss nicht sein! Als Moderator:innen von Remote-Meetings können wir viel tun, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und die Gesamtqualität für alle Beteiligten zu verbessern.

1. Spart nicht bei der Ausrüstung!

Wenn Ihr großartige Online-Meetings mit reibungsloser Kommunikation durchführen möchtet, benötigt Ihr eine qualitiativ hochwertige Ausrüstung. Das bedeutet, in ein gutes Headset, ein gutes Mikrofon und eine gute Kamera zu investieren (für sich selbst und / oder für Euren Konferenzraum).

Wir können dabei insbesondere externe Webcams empfehlen, weil wir mit diesen die besten Erfahrungen gemacht haben. Oft haben im Laptop eingebaute Kameras Probleme mit der Helligkeit und der Auflösung.

2. Testet die Technologie im Voraus!

Zu Beginn eines Meetings gibt es nichts was die Dynamik so beeinträchtigt, wie eine Verzögerung von 15 Minuten, weil Teilnehmende noch Software herunterladen müssen oder die Videofunktion nicht einsatzbereit ist. Vor einem virtuellen Meeting sollten alle Teilnehmenden die Technologie testen und sicherstellen, dass sie mit den Hauptfunktionen vertraut sind. Besonders in Gesprächen mit Kund:innen ist zu bedenken, dass alle mit denselben Softwarepaketen vertraut sein sollten.

3. Beginnt mit einem "Icebreaker"!

Verpasst nicht die Gelegenheit, Euch mit Kolleg:innen aus der Ferne zu verbinden und ihnen zu helfen, Präsenz im Raum zu zeigen. Smalltalk hilft dabei, sich als Teil der Gemeinschaft zu fühlen. Sog. "Icebreaker" (dt.: Eisbrecher) sind dabei eine Variante, die alle zum Reden bringt, bevor das Meeting offiziell beginnt. Kommunikationsforscher:innen haben herausgefunden, dass Menschen, die bereits einmal etwas zum Gespräch beigetragen haben, auch ein zweites Mal etwas sagen. Der zweite Vorteil ist, dass die Teilnehmenden Zeit haben, sich kennenzulernen. Wenn ich eine Check-In Methode mit Tiefgang sucht, könnt ihr es auch einmal mit dem Mood Meter probieren.

4. Definiert Euren Kommunikationsrahmen!

Gibt es Verhaltensweisen, die Ihr während des Meetings fördern möchtet, z. B. die Stummschaltung, wenn nicht gesprochen wird, oder das Heben der Hand, um anzuzeigen, dass Du sprechen möchtest? Dann kommuniziert dies von Anfang an. Darüber hinaus könnt Ihr Euch darauf einigen, dass sich alle auf das Meeting fokussieren und sich währenddessen nicht vom Handy ablenken lassen oder an anderen Aufgaben arbeiten. Auch online gilt: Legt vor Beginn des Meetings Eure individuelle Besprechungsetikette fest und teilt diese. Damit verliert Ihr keine wertvolle Zeit während des Gesprächs und die Wahrscheinlichkeit, dass Missverständnisse aufkommen, wird reduziert!

5. Setzt "ELMO" ein!

Nein, wir sprechen an dieser Stelle nicht von dem bekannten roten Muppet. ELMO steht als englisches Akronym für: „Enough! Let's move on!". Es handelt sich dabei um eine unterhaltsame Möglichkeit und eine Art Ritual, um einen der häufigsten Produktivitätskiller bei Besprechungen zu vermeiden: Endlose Diskussionen, die die Meeting-Ziele nicht unterstützen!

In Remote-Meetings kann es schwierig sein, sich gegenseitig verbal zu unterbrechen. ELMO kann eine Karte sein, die Teilnehmende hochhalten, eine Handmeldung oder der Inhalt einer Chat-Nachricht. Sie bedeutet, dass der:diejenige bereit ist, mit dem nächsten Thema fortzufahren.

Wenn Ihr Euch über ELMO hinaus nonverbal ausdrücken möchtet, dann eignen sich bestimmt unsere Videokonferenz-Karten, die Ihr in Euren Remote-Meetings einsetzen könnt und so die Kommunikation ohne Meetingunterbrechung erreicht!

6. Stellt als Moderator:innen sicher, dass jede:r die Möglichkeit hat zu sprechen!

Ein:e gute:r Moderator:in sorgt dafür, dass die Stimmen aller gehört werden. Die meisten Softwarehersteller bieten mittlerweile die "Hand heben"-Funktion. Das Gute: Die Auflistung aller Teilnehmenden, die eine Wortmeldung haben, wird der Reihenfolge nach angezeigt, in der die Hände gehoben wurden. Das hilft Dir als Moderator:in eine Diskussion zu strukturieren.

7. Wählt Menschen aus, um Fragen zu beantworten!

In einer Gruppensitzung wird oft die Frage in den Raum geworfen: "Möchte jemand darauf antworten?" Das endet häufig damit, dass mehrer Menschen durcheinander reden oder es entsteht eine unangenehme Stille. Eine Möglichkeit, dies zu lösen, besteht darin, jemanden aktiv um Antwort zu bitten. Gleichzeitig solltet Ihr euch bewusst sein, dass es einigen Personen unangenehm sein könnte, aufgerufen zu werden. Kommuniziert daher, dass es auch in Ordnung ist, die Frage zunächst weiterzugeben. Es ist okay, zu sagen: „Ich würde es gut finden, wenn sich zuerst eine der anderen Personen mitteilt!"

8. Setzt begleitende Tools ein!

In Videokonferenzen kann es nützlich sein, Informationen miteinander zu teilen, während jemand spricht (z.B. in Form von Links zu Referenzen oder weiterführenden Infos). Mit der Chat-Funktion kann das Team miteinander kommunizieren, ohne laut zu sprechen oder zu unterbrechen. Sollen Inhalte gemeinsam erarbeitet werden, empfehlen wir zusätzlich eine Kollaboration-Software wie Mural, Miro oder Conceptboard zu nutzen. Mehr Details dazu findest Du in unserem Artikel über die Top 25 Moderations-Tools.

9. Haltet die angesetzte Zeit ein!

Ein gutes Meeting beginnt pünktlich und endet pünktlich. Bestimmt eine:n Timekeeper:in, der:die die Verantwortung für die Zeit hat. Ihr werdet erstaunt sein, wie verantwortungsvoll die Person damit umgeht. :-)

10. Benutzt inhaltliche Parkplätze!

Wenn Themen auftauchen, die nicht auf der Tagesordnung stehen, verwendet einen virtuellen Parkplatz! Dieser hilft dabei, wichtige Punkte im Auge zu behalten, auch wenn diese in der aktuellen Besprechung möglicherweise nicht hilfreich sind. Wenn Themen auftauchen, die sich nicht direkt auf das diskutierte Thema beziehen, werden sie auf dem dem Parkplatz des Meetings gesammelt. Der Parkplatz sollte im Rahmen des Meetingabschlusses überprüft werden. Jeder Punkt auf dem Parkplatz wird von den Moderator:innen und Teilnehmenden dahingehend überprüft, ob das Thema noch besprochen werden muss. Wenn dies nicht der Fall ist, wird der Punkt entfernt. Wenn die Gruppe der Ansicht ist, dass es angesprochen werden muss, beschließt sie entweder, die Besprechung zu verlängern & sich damit zu befassen, oder einigt sich darauf, die Inhalte in einem anderen Meeting zu thematisieren!

11. Minimiert die Präsentationsdauer!

Das einzige, was schlimmer ist, als eine lange Präsentation, ist eine lange Präsentation während eines virtuellen Meetings. Virtuelle Meetings sollten Diskussionen sein. Hintergrundinformationen können im Voraus bereitgestellt werden. Wenn jemand etwas präsentieren muss, verwendet die Bildschirmfreigabe, um die Konversation zu leiten, damit die Teilnehmenden dieselben Inhalte sehen und sich dazu austauschen können. Aber priorisiert dennoch die Konversation, um die Zeit zu maximieren, in der sich die Leute gegenseitig ansehen. Als Faustregel gilt, dass ungefähr 10 Minuten Präsentationen stattfinden und dann eine Interaktion wie beispielsweise eine Gruppendiskussion, eine Umfrage oder eine Breakout-Sitzung eingesetzt wird.

Es gilt also im Großen und Ganzen:

Die größte Herausforderung bei Remote-Meetings besteht darin, die Teilnehmenden zu motivieren und ihr persönliches Interesse zu wecken!

Ihr könnt diese Herausforderung anhand der oben genannten Tipps und Tricks bewältigen. Es ist jedoch wichtig, sich daran zu erinnern, dass es beim Engagement der Teilnehmenden wirklich hilfreich sein kann, über den Tellerrand hinaus zu denken und Eure eigenen Ideen und Lösungen auszuprobieren.