Top 25 Digitale Moderations-Tools

Hilfreiche Werkzeuge im Überblick

Seit Monaten sind alle vermehrt digital unterwegs und auch wir haben dementsprechend in der Moderation von virtuellen Workshops und Veranstaltungen unseren Erfahrungsschatz weiter ausgebaut. Für diejenigen unter Euch, die sich auch intensiver mit dem Thema beschäftigen möchten, haben wir eine Liste mit den 25 wichtigsten digitalen Werkzeugen für Online-Workshops & -Events zusammengestellt.

Technik ist nicht alles, kann jedoch vieles erleichtern.

Bei der Moderation von Online Workshops ist es hilfreich zu wissen, welche digitalen Tools zur Verfügung stehen und wie diese effektiv eingesetzt werden. Es ist daher notwendig, sich bei der Vorbereitung auf die passenden Werkzeuge zu fokussieren, die die Durchführung von virtuellen Meetings, Workshops und Veranstaltungen wirksam erleichtern. Doch wie nicht anders zu erwarten, gibt es auch bei diesen Tools eine Fülle von möglichen Optionen, was die Suche nach den passenden Programmen erschwert.

Um Euch eine Orientierungshilfe zu bieten, haben wir eine Liste von nützlichen Hilfsmitteln mit ihren Vor- und Nachteilen zusammengestellt. So könnt Ihr selbst testen, welche der Tools für Eure Vorhaben gut geeignet sind.

Viel Spaß beim Ausprobieren!

Video-Konferenzen

Zoom

Zoom ist eine cloud-basierte Audio- und Videokommunikationsplattform. Wir nutzen Zoom u.a. bei Webinaren mit vielen Teilnehmer:innen.

👍 Vorteile

• HD-Video und Audio, Aufzeichnung und Transkription jeder Sitzung, Bildschirmfreigabe und Co-Kommentierung, Chat und Dateifreigabe

• Unterstützt bis zu 1.000 Teilnehmer:innen und lässt sich in Outlook & Gmail integrieren

• Bilder können als Hintergründe hochgeladen werden

👎 Nachteile

• Der kostenlose Plan hat nur ein 40-Minuten-Limit für Treffen von 3 oder mehr Personen.

• Es gab einige Fehler, die die Sicherheit beeinträchtigen, aber Zoom hat aktiv Aktualisierungen vorgenommen, um diese Probleme zu beheben. Es sollte je nach Inhalt und Ziel der Veranstaltung auf die Datenschutzrichtlinien geachtet werden, denen das Event und die Teilnehmer:innen unterliegen.

MS Teams

Teams ist ein Videokonferenz- und Zusammenarbeitstool, das Teil von Microsoft Office 365 ist. Viele unserer Kunden nutzen dieses Tool intern - daher auch wir für gemeinsame virtuelle Workshops.

👍 Vorteile

• Vollständig vereinheitlichte Kommunikations- und Kollaborationsplattform, bestehend aus Videokonferenzen, Instant Messaging, Datenspeicherung und Anwendungsintegration

• Nahtlose Integration mit E-Mail, ermöglicht den Zugriff auf Kontakte, E-Mails und gemeinsam genutzte Kalender

👎 Nachteile

• Die Ordnerstruktur ist etwas verwirrend. In Konversationen hochgeladene Dateien werden im Stammordner des Kanals gespeichert. Wenn jemand versucht, die Dateien zu organisieren und sie in verschiedene Ordner zu verschieben, werden die Dateiverknüpfungen in den Konversationen unterbrochen.

• Die Bausteine von Teams sind nicht sehr flexibel (man kann Kanäle nicht zwischen Teams verschieben). Dies führt manchmal zu Zeitverlusten, da man manuell Kopien erstellen muss.

Google-Hangouts

Hangouts ist die Kommunikationsplattform von Google. Sie ist gut geeignet für kurze Absprachen im Team oder mit Partnern und Kunden.

👍 Vorteile

• HD-Video- und Audio-Anrufe, Instant Messaging, gemeinsame Bildschirmnutzung und Integration mit G-Suite-Tools

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung innerhalb von Hangouts

👎 Nachteile

• Es gibt keine Grid-Ansicht der Teilnehmer, es sei denn, man lädt ein Plug-in eines Drittanbieters herunter.

• Die Besprechungen können aufgezeichnet werden, aber es ist relativ komplex und funktioniert nur über private Hangouts On Air mit YouTube Live (es gibt eine Enterprise-Version der G-Suite, in der die Aufzeichnung enthalten ist).

• Die Tonqualität und das Netzwerk können unzuverlässig sein.

Kommunikation

Slack

Slack ist eine Echtzeit-Messaging-Plattform, die die gesamte Kommunikation an einem Ort zusammenführt. Für manche Teams kann Slack eine Alternative zu MS Teams sein.

👍 Vorteile

• Einfache Schnittstelle, ideal für 1-zu-1- oder Kleingruppen-Chats, erleichtert die Überlastung des E-Mail-Postfachs und beschleunigt Diskussionen

• Über 800 Integrationen sind über Twitter, Dropbox, Google Docs, Asana, Trello, GitHub und Dutzende anderer Dienste verfügbar.

👎 Nachteile

• Der kostenlose Plan erlaubt nur Videokonferenzen für bis zu 2 Personen und hat ein Limit von 10 Integrationen.

• Der bezahlte Plan ist einer der teuersten, die es gibt.

• Es ist leicht, sich ablenken zu lassen und in einer Flut von Diskussionen und Kanälen Nachrichten zu verlieren oder zu verpassen.

Flock

Flock ist eine Kommunikations-App für Teams und kombiniert bei Bedarf Kommunikation mit Aufgaben- und Kalenderplanung für die Mitglieder.

👍 Vorteile

• Unbegrenzte Integrationen (mit insgesamt 40+ Integrationen in Flock)

👎 Nachteile

• Die Schnittstelle ist mit Symbolen, Bedienelementen, Optionen, Funktionen und Informationen überladen, was es schwierig macht, zu verstehen, worauf man sich konzentrieren soll.

• Mangelnde Privatsphäre in Flock: Scheinbar ist alles, was man tut, für die Kolleg:innen sichtbar.

Whiteboards und Kollaboration

Mural

Mural ist ein digitaler Arbeitsbereich für visuelle Zusammenarbeit. Was in analogen Workshops mit unseren Kunden auf Flipcharts und Whiteboards passiert, passiert in virtuellen Workshops in Mural.

👍 Vorteile

• Geeignet zum Entwickeln von Ideen, Organisieren von Erkenntnissen, Entwerfen von Abläufen und Sammeln von Feedback in Echtzeit

• Einfaches Erstellen von digitalen Post-Its, die in Listen, Diagrammen, Rahmen, Methoden und Zeichnungen organisieren werden können

• Enthält viele Vorlagen, die in der Moderation von Workshops genutzt werden können

👎 Nachteile

• Obwohl die Oberfläche sehr ähnlich zu PowerPoint und im Allgemeinen benutzerfreundlich ist, gibt es ein paar Macken, wie z.B. das Verschieben vieler Teile, ohne die Rahmen im Mural zu bewegen (wenn man als Facilitator diese nicht gesperrt hat).

Miro

Auch Miro ist eine Whiteboard-Plattform, die für die Kollaboration mit Partnern und Kunden genutzt werden kann.

👍 Vorteile

• Online Whiteboard mit ansprechendem Design

• Vorinstallierte Vorlagen können in eine Präsentation umgewandelt oder als PDF gespeichert werden.

👎 Nachteile

• Die Benutzeroberfläche kann verwirrend sein. Es passiert schnell, dass aus Versehen ein Post-it anstelle eines Kommentars hinterlassen wird.

• Manchmal gibt es Hänger beim Navigieren auf der Leinwand.

Umfragen, Abstimmungen und Datenerhebung

Google Formulare

Das Tool Google Formulare bietet eine einfache Möglichkeit, um Umfragen zu erstellen und so beispielsweise Feedback zu erfragen, ohne analog Zettel verteilen zu müssen.

👍 Vorteile

• Einfache Erstellung und Bearbeitung von Fragen

• Gut integrierte und übersichtliche Analyse der Antworten

👎 Nachteile

• Begrenzte Anpassung von Bildmaterial und Formatierung

Typeform

Mit Typeform werden schnell gut designte Formulare erstellt. Es ist eine intuitive und einfache Art der Datenerfassung.

👍 Vorteile

• Eine super UX, wodurch Formulare, Umfragen und Datenerfassungen unterhaltsam werden.

• Es gibt eine Vielzahl von Vorlagen, die den Einstieg erleichtern.

👎 Nachteile

• Eingeschränkte Funktionalität mit nur 10 Fragen pro Formular und 100 Antworten pro Monat in der kostenlosen Basis-Version

SurveyMonkey

Das Umfragetool SurveyMonkey dient dazu, Daten zu erfragen, zu sammeln und zu analysieren.

👍 Vorteile

• Eine vertrauenswürdige Plattform, die täglich über 16 Millionen Antworten sammelt.

• Immer kostenlose Garantie auf den Grundplan

👎 Nachteile

• Der kostenlosen Plan beschränkt sich auf 10 Fragen und 100 Antworten pro Umfrage.

Einbindung von Publikum

Sli.do

Mit Sli.do gelingen Live-Q&A’s und Abstimmungen, die Meetings und Veranstaltungen wie z.B. Webinare mit vielen Teilnehmer:innen interaktiver gestalten.

👍 Vorteile

• Integriert sowohl Q&A’s als auch Umfragen

• Einfaches Einrichten verschiedener Fragen, und die Ergebnisse können für alle sichtbar oder bis zur Enthüllung versteckt bleiben

👎 Nachteile

• Es gibt keine Möglichkeit, bei unbeantworteten Fragen automatisch die „Runde zu schließen".

Mentimeter

Mentimeter ist ein webbasiertes Umfragetool für Workshops, Konferenzen und Veranstaltungen und dient ebenfalls dazu, in Interaktion mit den Teilnehmer:innen zu gehen.

👍 Vorteile

• Echtzeit-Eingaben mit Live-Umfragen, Quizfragen, Word-Clouds, Q&A’s und mehr

• Kann Präsentationen interaktiver und unterhaltsamer machen

👎 Nachteile

• Die kostenlose Version ist auf zwei Fragen beschränkt.

• Es gibt keine Importoption, man fängt immer bei „Null“ an.

Notizen und Produktivität

Notion

Notion dient als Plattform, auf der Ideensammlung, Projektplanung und virtuelle Kollaboration im Team miteinander kombiniert werden können. Je nach Arbeitsweise des Teams, ist notion super geeignet, um sowohl als Wiki zu dienen, als auch einen Überblick über Aufgaben zu geben.

👍 Vorteile

• Es lassen sich unendlich viele Seiten öffnen, die Bausteine flexibel verschieben und sowohl Dateien und Bilder als auch Links integrieren.

• Die Handhabung wird durch viele Vorlagen erleichtert, zudem kann innerhalb des Arbeitsbereichs alles miteinander verlinkt werden, wodurch Zusammenhänge gut dargestellt werden können.

• Mittels Gastzugängen können Partner und Kunden zu bestimmten Bereichen hinzugefügt werden und diese mit bearbeiten.

👎 Nachteile

• Die kostenlose Version für Teams ist bei reger Nutzung schnell aufgebraucht.

Evernote

Evernote ist eine Drehscheibe, die sämtliche Ideen an einem einzigen Ort zusammenführt. Für Menschen, die Angst haben, sonst Wichtiges zu vergessen, könnte Evernote Abhilfe schaffen.

👍 Vorteile

• Alle Ideen und Notizen von Links, Checklisten, Tabellen, Anhängen und Audioaufnahmen werden an einem zentralen Ort gespeichert.

• Teams können Evernote auch nutzen, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten.

👎 Nachteile

• Einige Nutzer haben über Verzögerungen bei der Synchronisierung von Updates berichtet.

Speicherung und Nutzung von Dateien

Google Drive

Mit der Nutzung von Google Drive können alle Teammitglieder von überall her auf Dokumente zugreifen, diese bearbeiten und synchronisieren. So können Teams gemeinsam Inhalte erarbeiten.

👍 Vorteile

• Die Zusammenarbeit in Echtzeit und der Zugriff auf sämtliche Dokumente von überall ohne VPN ist sehr nützlich.

• Es funktioniert auf allen Plattformen und Geräten, egal ob Android, Apple oder Windows.

👎 Nachteile

• Die Zuweisung von Zugriffsrechten zum Anzeigen, Kommentieren und Ändern kann eine Herausforderung sein, da sie für neue Benutzer nicht allzu intuitiv ist.

Dropbox

Dropbox kennen sicher viele aus dem privaten Gebrauch als einfache Möglichkeit, Dateien in der Cloud zu speichern und gemeinsam zu nutzen. Auch für Teams kann das Tool hilfreich sein.

👍 Vorteile

• Das Organisieren, Finden und Teilen von Dateien ist sehr einfach.

• Starke Sicherheitsfunktionen, mit denen gelöschte Dateien und frühere Dateiversionen schnell wiederhergestellt werden können

👎 Nachteile

• Dropbox dient in erster Linie der Speicherung von Dateien, daher ist die Zusammenarbeit im Vergleich zu Google Docs & Google Drive schwieriger.

Präsentationen und Grafiken

Canva

Canva ist ein einfach zu bedienendes Designwerkzeug, mit dem innerhalb von wenigen Minuten ansprechende Grafiken erstellt werden können. Wir nutzen dieses Tool sehr gerne!

👍 Vorteile

• Wer keine Lust mehr hat, sich mit PowerPoint auseinanderzusetzen und keine Zeit für AdobeIllustrator hat, wird sich mit Canva sehr schnell anfreunden - es ist für jede:n geeignet!

• Eine riesige Sammlung von Vorlagen in Verbindung mit einer einfachen Benutzeroberfläche macht es leicht, Bilder, Grafiken oder Illustrationen für Präsentationen, Berichte oder den Social Media-Auftritt zu erstellen.

👎 Nachteile

• Die Website kann langsam und gelegentlich ein bisschen fehlerhaft sein - aber für ein kostenloses Tool ist sie einfach klasse!

Prezi

Prezi ist ebenfalls eine Alternative zu PowerPoint, bedient jedoch mit Prezi Video und Prezi Design u.a. mehr Bedarfe.

👍 Vorteile

• Viel dynamischer als PPT: Während der gesamten Präsentation ist es möglich, sich zu bewegen, von einem Ort zum anderen zu springen, Bilder einzugeben, den Hintergrund zu bewegen, Drehungen vorzunehmen und sogar Musik hinzuzufügen.

👎 Nachteile

• Die kostenlose Version funktioniert nicht offline.

• Mangel an Vorlagen

Videos und Untertitel

Loom

Loom ist ein Videoaufzeichnungstool, mit dem Kamera, Mikrofon und Desktop gleichzeitig aufgezeichnet werden können. Statt den Kolleg:innen eine lange Email zu schreiben, kann einfach ein Video aufgezeichnet werden.

👍 Vorteile

• Einfach und intuitiv zu bedienen

• Ideal für "How-to"-Videos, ohne ein Experte für die Bearbeitung von Videos zu sein

👎 Nachteile

• Eingeschränkte Bearbeitungsoptionen und keine Anmerkungsfunktionen

Happy Scribe

Happy Scribe ist ein Tool zur automatischen Transkription von Audiodateien. Mithilfe des Tools werden deutlich schneller Videos mit Untertiteln erstellt, als bei manueller Eingabe des Texts.

👍 Vorteile

• Einfache Handhabung und schnelle Transkription

• Das Preismodell richtet sich direkt nach der zu transkribierenden Anzahl der Minuten.

👎 Nachteile

• Wie bei vielen Transkription-Tools kommt man auch hier nicht drumherum, den Text nochmal genau Korrektur zu lesen, da beispielsweise Umgangssprache oder Namen nicht immer erkannt werden.

Projekt Management

Monday

Monday ist eine Software zur Aufgabenverwaltung und fördert die Zusammenarbeit durch Visualisierungstools. So bleiben alle im Team up-to-date bzgl. anstehender Aufgaben und Projekte.

👍 Vorteile

• Benutzerfreundliche Schnittstelle, die zusätzlich Anzeigenkampagnen verwaltet, Fehler behebt, Probleme löst, das Kundenbeziehungsmanagement fördert und Videos erstellt

• Farbkodierung von Warnmeldungen nach Prioritätsstufen

👎 Nachteile

• Im Basis-Plan fehlen Funktionen wie Suchansicht, Messaging und Integrationen mit Drittanbietern.

• Es gibt keine: Gantt-Ansicht, Versionskontrolle, Zeit- und Kostenverfolgung

Trello

Trello ist ein Werkzeug zur Zusammenarbeit, das Projekte in Karten und Tafeln organisiert. So lassen sich beispielsweise sehr leicht SCRUM-Boards erstellen oder Ideen sammeln.

👍 Vorteile

• Der Zugriff auf reaktionsschnelles und intuitives Design kann sowohl von Mobiltelefonen als auch Desktops aus mit Echtzeit-Updates und Benachrichtigungen erfolgen.

• Mit Power-Ups (Trellos Form der Integration) können Verbindungen mit anderen Tools geknüpft werden.

👎 Nachteile

• Es handelt sich um ein horizontales Werkzeug, das nicht speziell für das Projektmanagement entwickelt wurde und eine begrenzte Funktionalität hat, z.B. gibt es keine Gantt-Ansicht.

• Es fehlen: Offline-Modus, eine Versionskontrolle und Datei-Uploads über 10 MB

Asana

Asana bietet als vielseitige Software zur Aufgabenverwaltung eine ansprechende Visualisierung von Projekten, Programmen und Prozessen.

👍 Vorteile

• Effiziente Projektkoordination, Projektprojektionen, Meilenstein-Prognosen und bequeme Einrichtung personalisierter Profile für die Zuweisung von Projekten

• Anpassbare Dashboards helfen dabei, nur die gewünschten Elemente zu verfolgen.

👎 Nachteile

• Die Benutzeroberfläche ist etwas kompliziert und es gibt eine Menge Funktionen zum Durcharbeiten und Erlernen.

• Keine Zeiterfassung und Dateiexport im PDF- und Excel-Format werden nicht unterstützt

Terminplanung

Calendly

Calendly ist eine Besprechungsplaner-App, mit der andere Personen Besprechungen mit einem planen können.

👍 Vorteile

• Das Tool ermöglicht es, den eigenen Kalender gemeinsam zu nutzen und anderen die Möglichkeit zu geben, eine Besprechung direkt im Kalender zu buchen. Es ersetzt lange E-Mail-Schleifen bei der Suche nach einer gemeinsamen Besprechungszeit.

• Lässt sich in Google Calendar, Office 365, Outlook und iCloud integrieren

👎 Nachteile

• Nicht verfügbar für Android oder IOS

• Speichert keine Kundenhistorie und enthält keine Analysen

• Die kostenlose Version bietet nur eine Kalenderverbindung.

Doodle

Doodle, das kostenlose Online-Tool zur Meetingplanung, kennen vermutlich viele aus dem privaten Gebrauch. Natürlich können sich auch Teams das Tool zunutze machen.

👍 Vorteile

• Es gibt eine Abstimmungsfunktion, mit der jede:r in einer Gruppe sagen kann, zu welchen Zeiten er:sie frei ist.

• Stellt automatisch sicher, dass nicht doppelt gebucht wird.

• Synchronisierung mit dem persönlichen Kalender

👎 Nachteile

• Häufig verwendete E-Mails können nicht gespeichert werden

• Grundlegende Benutzerschnittstelle

• Es werden keine Kundenaufzeichnungen geführt

Auf die richtige Mischung kommt es an

Wie viele Moderator:innen von virtuellen Events kombinieren auch wir mehrere der oben genannten Instrumente. Je nach Zielsetzung des Veranstaltung und technischen Möglichkeiten der Teilnehmer:innen variieren die verschiedenen Kombinationen.

In einem Zoom-Webinar mit vielen Teilnehmer:innen kann ein Tool wie Sli.do gut integriert werden und für Interaktion mit dem Publikum sorgen. Bei virtuellen Workshops in Kleingruppen ist es eher von Vorteil ein Videokonferenz-Tool mit einem virtuellen Kollaborationstool wie Mural zu verbinden.

Vor einem Event sollten alle Tools nochmal auf ihre Funktionalitäten geprüft werden, besonders wenn neue Tools zum Einsatz kommen sollen. Auch ist es wichtig, daran zu denken, dass sich die Teilnehmer:innen ebenfalls an die Tools gewöhnen müssen, falls sie diese zum ersten Mal nutzen. Hierbei sollte bei Aufbau der Agenda geachtet werden.

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